微信这么方便,电子邮箱还有存在的必要吗? | 缩我短链接

2022-12-05 11:29:03

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如今,钉钉、企业微信等垂直于办公领域的即时通讯软件和协作软件极大地提高了交流和办公的效率,那电子邮箱作为一个老牌传统的联系方式,会不会被即时通信工具所取代?快来看看天天问的小伙伴们对此有什么看法吧。

曾经,电子邮箱让人们可以不限时空地收发信件,大大提高了工作效率,并且为办公自动化提供了便利。

如今,钉钉、企业微信等垂直于办公领域的即时通讯工具活跃在各大企业,即时通讯工具的出现,再一次提高了人们办公交流的效率。而电子邮箱,这个曾经在信息传递工作中最常用的工具,似乎只作用于有限的工作范围,并且越来越少被人提起。

即时通信工具是否对电子邮箱的存在造成了威胁?电子邮箱最后会不会被即时通讯工具所取代?天天问的小伙伴们就这些问题进行了讨论,一起来看看他们有什么看法吧。

一、电子邮箱正在被取代?

作为最常用的办公信息传递工具,电子邮箱给工作带来了一定便利,然而,正因为电子邮件的广泛应用,一旦在使用过程中出现一点问题,都会被人无限放大并且诟病。网上有很多这种关于电子邮箱的吐槽,让我们一起来看看,大家和电子邮箱的爱恨情仇吧。

1. 电子邮箱的不便之处

1)容易信息超载

网上对电子邮箱最常见的吐槽就是容易信息超载,有的人可能一天之内就收到上千封邮件,对大量的信息进行阅读、提取和回复,这就要花费很长时间。

曾经有媒体针对电子邮箱的使用进行采访,其中一位被访者就觉得回复电子邮件特别浪费时间。这位被访者是公司高管,每天都会收发大量的工作相关邮件,而由于工作要求,每封邮件都必须要回复,尽管很多邮件只要回复一两个字,但也会占用不少时间,而这些时间,本来可以用来做其他事情。

2)邮箱名字难记

还有很多人觉得邮箱的名字非常难记,不好确认发送对象是否正确。你想啊,邮箱名字大多是由字母或数字构成的对吧,这本身很难让人记住,更别说还要加上各式各样的邮箱域名了(QQ邮箱、139邮箱、网易邮箱等等)。

所以说,光是认邮箱名字,就会让人感觉无比费事,而在写邮件的时候,这种感觉就更加深刻了。因为有时候不方便复制粘贴收件人的邮箱名字,就需要自己手动输入,一不小心,就可能输错某个字母或数字。

而且,电子邮箱不像微信,在你发送信息之前可以查看对方的部分信息,以此来确定收件人是否正确。如果不小心输错了邮箱名字,又没发现这个错误,我们就只会奇怪对方为什么不回复自己,但其实对方根本就没有收到邮件,沟通也就此失败。

所以很多人在发邮件之前,都得小心翼翼地检查几遍收件人的邮箱名字,就害怕把邮件发错人了。

3)登录过程麻烦

电子邮箱通常都是在Web端使用的,特别是在收发附件的时候。然而Web端的电子邮箱不像移动端那样可以一直保持登陆状态,每次在Web端使用电子邮箱都需要重新登陆,多少有点麻烦。

而且有些电子邮箱可能是为了安全,设置了多重登录验证,输完密码还要手机验证码或独立密码,虽然知道是为了安全着想,但用户体验就是不好。

(QQ邮箱的独立密码机制)

2. 即时通讯工具的优势

看完了那么多对于电子邮箱的吐槽,我们再来看看即时通讯工具。常见的即时通讯工具有QQ、微信等,它最大的特点就是即时性,信息的发送和接收几乎没有时差,当然,要除开网络不好的情况。

而电子邮箱的信息传递就不是即时的,信息发送后还得等待对方自行查看邮箱,接收邮件,这里就会造成时间差。

而在这个快节奏的时代,人们都在寻找更简单快捷的信息交换方式,即时通讯工具就满足了这种需求。它不像电子邮箱那样,每次发送邮件都要填写收件人地址、主题等附加信息,在即时通讯工具中,只要把对方添加为好友或者建立群聊,就能快速与对方交流,非常便捷。

也正是因为即时通讯工具的这些优势,使其在沟通交流中的效率远胜于电子邮箱,而对于一些重要通知,使用即时通讯工具就能第一时间提醒大家,很好地保证了通知的时效性。而且,对很多人来说,查看QQ、微信里的消息会比查看邮件更加便捷,毕竟这些即时通讯工具通常都是保持登陆状态,会有消息提醒的,而电子邮箱则需要自行登录查看有无信息。

以往电子邮箱的一些功能,如今也在渐渐被即时通讯工具所取代,比如资讯推送,在电子邮箱里会被送到垃圾箱,反而在移动端能收获更大的用户流量;又比如,现在很多平台的注册信息,都可以直接关联即时通讯工具,在手机上进行验证,而不需要额外登录电子邮箱,再去查收验证邮件。

二、电子邮箱不会被取代

虽然在前面的分析中,发现电子邮箱的某些功能在逐渐被即时通讯工具所替代,但是天天问的小伙伴们并不认为电子邮箱会被即时通讯工具完全取代。

1. “正式属性”无可比拟

首先,邮箱可以说是简化的、不说废话的交流软件,它的“正式属性”不是其它软件可以比拟的存在,几乎不存在聊天的属性也让这个交流方式更加的庄重和负责任。

即时通讯讲究的是沟通效率,可能会有大量冗杂的信息沉淀在对话中。在即时通讯工具上表达的内容,无论是用语音还是文字,都不够正式,用户往往会在冗杂的信息中丢失重点。

而电子邮箱在工作中,更多的是用来进行公文式的沟通。所以邮件的内容会更加正式和考究,逻辑性和全面性也会比即时通讯更强,主题更加明确。同时,抄送等机制能够很好的帮助阅读者理清前因后果。

电子邮件作为日常商务交流工具还有个好处,就是你可以就某个业务、某个问题写出一封较长的、详细的邮件给对方。对方也不必立即应答,而是在认真阅读思考,与团队讨论后再回复一封邮件反馈。双方交流时虽然不够快速,但充分细致且容易存档回溯。非常适合重大、复杂问题的沟通。

所以,大多数正式的工作场景都会使用电子邮箱来传递信息。

2. 便于存档留底

上面提到过,电子邮箱方便存档回溯,这是因为它所有的邮件都是保存在云端,而非本地。这样一来,如果想在电子邮箱里找某个主题的资料,那无论是在客户端、手机端又或者网页版,均可轻松完成。

而即时通讯工具就不方便在不同设备同步,查找历史信息也很困难。所以,电子邮箱存档留底的作用,在目前来说是无可替代的。

3. 可跨平台使用

最重要的是,电子邮箱是可以跨平台使用的,不需要限制在同一个邮箱域名里,也不需要先取得对方的同意才能发送信息,只要你知道对方的收件地址,除了得联网,就没有其他的发送限制。

这是即时通讯工具做不到的事情,毕竟即时通讯工具再如何便利,也只能在自家产品上实现,而不能与其他产品进行连接。而且在即时通讯工具中,如果对方不同意你的好友申请,就不能给对方发送消息。

所以,就算即时通讯工具再普遍,电子邮箱的几乎无限制的沟通机制也能让它处于不败之地。

三、电子邮箱转向后台服务

即时办公通信工具已经出来很久了,但直到现在都没有出现取代电子邮箱的现象,这恰恰说明即时通讯工具并不能作为电子邮件的替代品。

电子邮箱的存在,从来就不是为了即时通讯,它可能会消失,但是绝不会是因为即时通讯。

事实上,电子邮箱和即时通讯工具是处在两种不同的场景中的,电子邮箱是偏正式的文本告知,就像写信;而即时通讯工具是相对非正式的实时沟通,如同面对面说话。他们的关系更像是互补而非取代。

所以说,电子邮箱这种信息传递的模式不会被即时通讯工具取代,但是,随着时代发展,电子邮箱的使用形式很有可能会发生改变。

天天问的一位伙伴@要你命3000 对此有所猜想:电子邮箱未来会逐渐弱化前端,转向后台服务。

现在协同办公平台的普及率越来越高,企业都在倡导信息化的改革。那么,如果协同办公平台和邮箱关联,实现在APP内写邮件,并且代理发送,用户就可以省去在web端登陆邮箱的繁琐流程。这很符合协同办公平台追求的省时高效的原则。像企业微信,就已经实现了邮箱内置的功能。

而从盈利角度看,邮箱的盈利方向主要就是广告、会员增值服务和导流。但是,电子邮箱的广告业务竞争不过资讯类和短视频平台,会员增值服务基本上也没有亮点,导流倒是表现的不错,毕竟能广泛触达用户。

但从整体来看,电子邮箱是很难有盈利模式上的突破了,毕竟局限性就在这了。所以未来与协同办公平台的合作,有可能是一部分稳定的收入来源。

这样来看的话,邮箱在前端存在的价值其实不太大,转向后台服务可能是一个不错的出路。

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